AUDITORÍAS EN REMOTO PARA ASEGURAR LA CONTINUIDAD DE LAS CERTIFICACIONES

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La crisis mundial de coronavirus continúa ejerciendo una presión sin precedentes sobre las empresas de todos los tamaños, con pautas que cambian diariamente a medida que el virus COVID-19 continúa propagándose. Por supuesto, nuestro enfoque es garantizar la seguridad de nuestros clientes y empleados, y estamos comprometidos a apoyar a nuestros clientes a lo largo de este tiempo sin precedentes. Como parte de este soporte, hemos implementado un nuevo proceso de realización de auditorías en remoto, utilizando tecnología digital para garantizar la continuidad de nuestros servicios.

¿QUÉ ES UNA AUDITORÍA EN REMOTO?

Una auditoría remota se lleva a cabo cuando un auditor evalúa los procesos, políticas, procedimientos y personal de la empresa de una organización en tiempo real a través de las TIC (tecnologías de la información y la comunicación). Un auditor puede entrevistar a los auditados a través de herramientas de videoconferencia, teniendo la posibilidad de revisar (por ejemplo, utilizando las funciones de pantalla compartida) los documentos de forma remota mientras hace preguntas o solicita aclaraciones.

Se pueden realizar auditorías remotas (*) para cualquier proceso que no requiera ser verificado “in situ” por tratarse de un proceso industrial o de fabricación, principalmente.

(*) La elegibilidad estándar y las condiciones de auditoría remota son determinadas por cada organismo de acreditación, organismo de supervisión o propietario del esquema y deben respetarse.

¿CÓMO SE REALIZA?

En Bureau Veritas, utilizamos principalmente los equipos de Microsoft Teams para videoconferencias, pero somos flexibles para usar otras herramientas.

¿QUÉ PASOS SIGUE UNA AUDITORÍA EN REMOTO?

¿CUÁLES SON LAS CONDICIONES DE ÉXITO PARA UNA AUDITORÍA REMOTA EFECTIVA?

Requisitos previos clave para una auditoría remota efectiva y eficiente:

Preparación de documentos: asegurar que los documentos estén listos y disponibles para compartir en la pantalla con el auditor. Como no es posible una visita in situ, previamente es recomendable asegurarse de que todos los documentos son accesibles de forma remota y se pueden compartir en línea.

Herramienta de TIC y buena conexión: asegurarse de que la red tiene ancho de banda suficiente para admitir a varias personas conectadas en la reunión digital con el uso compartido de pantalla. En caso de que se necesite una sala específica para una mejor conexión, es necesario asegurar su disponibilidad durante el tiempo de auditoría.

Seguridad y confidencialidad: asegúrate de tener una red segura con un sistema VPN (Red Privada Virtual) que pueda usarse para conectarse al sistema TIC. Los auditores de Bureau Veritas, por su parte, utilizarán BV PULSE SECURE.

Disponibilidad del equipo: como cualquier auditoría de certificación, es necesario asegurarse de que todas las personas necesarias dispongan de la información de acceso, puedan acceder y estén invitadas a la videoconferencia y participar en la auditoría remota. Las personas pueden conectarse en cualquier momento que lo necesiten o lo requieran.

Gestión del tiempo: la auditoría remota requiere una gestión del tiempo específica en comparación con la auditoría in situ. Los auditores de Bureau Veirtas adaptarán su programa de auditoría en consecuencia.

¿QUÉ AUDITORÍAS PUEDEN REALIZARSE EN REMOTO?

La mayoría de los organismos de acreditación (*) han acordado autorizar auditorías remotas durante la crisis COVID-19 para mantener la validez del certificado y la continuidad del negocio aplicando el documento IAFID32011 Management of Extraordinary Events or Circumstances. Para llevar a cabo éste tipo de auditorías, se han fijado unas pautas en cuanto a tiempos, intercambio de seguridad de la información, etc. que se encuentra fijadas en los documentos IAF MD4 / MD5 sobre cómo realizar auditorías remotas y que servirán de base a futuro.

Los estándares como ISO 9001, 14001, 45001, 27001, 22001 son elegibles para la auditoría remota. En la mayoría de los casos, al menos el 50% del contenido de una auditoría normal y en determinados sectores podría entregarse de forma remota. En circunstancias específicas, la auditoría se puede realizar hasta 100% de forma remota (*). Estos casos solo pueden aplicarse a algunos casos, principalmente cuando no hay actividad “in situ” o procesos de fabricación involucrados.

Te recomendamos que te comuniques con tu equipo local de certificación de Bureau Veritas para verificar si tu estándar es elegible para la Auditoría Remota.

(*) Solo la International Accreditation Forum (IAF) y los dueños de los esquemas que definen las normas o esquemas pueden definir la elegibilidad de Auditoría Remota, las condiciones de aplicabilidad y el porcentaje aceptable de auditoría que se puede realizar en remoto. A fecha de hoy todavía existen dueños de esquemas que prohíben la realización de auditorías remotas.

BENEFICIOS CLAVE DE LAS AUDITORÍAS REMOTAS

Mantener/extender tu certificación.
Eficiencia mejorada de la auditoría debido a una mayor flexibilidad y a una reducción de los tiempos de viaje.
Facilitar la continuidad de la certificación durante el período de restricciones.
Prepararse para reiniciar la actividad cuando termine el período de restricciones.

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